چطور درخواست ارتقای شغلی کنیم؟ - مجله پیامک مسعود

اما جوزف واینتراب، استاد دانشگاه کسب وکار بابسون معتقد است برای پیشرفت در شغلتان، باید دفاع از خودتان را یاد بگیرید و بتوانید حق خود را بگیرید.

او که بنیانگذار واحد آموزش رهبری و کار گروهی در دانشگاه بابسون است در ادامه می گوید: نباید تصور کنید که سازمان، صرفا به خاطر اینکه کارتان را خوب انجام می دهید، حواسش به شما خواهد بود. شما به میزانی از خودارتقایی احتیاج دارید، یعنی باید بتوانید خودتان را تبلیغ کنید. به زبان ساده بگویم اگر حقتان را نخواهید، کسی آن را به شما نخواهد داد.، اما چطور باید درخواستمان را مطرح کنیم؟ این چند توصیه را رعایت کنید:

عمیقا فکر کنید

به عنوان اولین قدم، باید خوب فکر کنید و ببینید چه می خواهید. واینتراب می گوید: آیا قدرت بیشتر می خواهید؟ پول بیشتر؟ مسوولیت مدیریتی بیشتر؟ آیا جایگاه شغلی خاصی را مدنظر دارید یا می خواهید یک جایگاه نو ایجاد کنید؟ آیا می خواهید به یک سطح بالاتر بروید (صعود کنید) یا تغییر جایگاه در همان سطح، راضی تان می نماید؟

بعلاوه باید درباره مهارت هایتان فکر کنید و ببینید چطور با اهداف سازمان در یک راستا قرار می گیرند. این یاری می نماید که درخواست خود را طوری مطرح کنید که با اهداف وسیع تر و استراتژیک مرتبط باشد.

تحقیق کنید

نواز می گوید: عقل حکم می نماید که اطلاعاتی از خارج از کارگروه خود به دست آورید. هرچه سطحتان در سازمان بالاتر باشد، احتمال آنکه افراد بیشتری در تصمیم گیری برای ارتقای شما نقش داشته باشند، بیشتر است. سایر مدیرانی که هم سطح مدیر شما هستند نیز نظراتی دارند. او توصیه می نماید که از آن ها بخواهید درباره نقاط ضعف و قوت شما نظر بدهند.

با افراد هم سطح خودتان هم صحبت کنید تا وجهه خود را در سازمان ارزیابی کنید. آنچه در گذشته رخ داده، احتمالا همچنان مرسوم است. تحقیق کنید و ببینید کسانی که قبلا ترفیع گرفته اند، چطور درخواست خود را مطرح نموده اند، این طوری می توانید استراتژی های پیروز را کشف کنید.

بعلاوه از همکاران خود بپرسید: به نظر شما من برای ارتقا آماده ام؟ یادتان نرود که موقع درخواست ارتقای شغلی، فقط عملکرد شما مهم نیست. باید کسی باشید که بقیه حاضر باشند از او پیروی نمایند.

طرح خود را آماده کنید

وقتی مشخص شد که دقیقا دنبال چه چیزی هستید، باید طرح خود را آماده کنید؛ یعنی دلایل قانع نماینده خود را بنویسید و بگویید چرا سزاوار ارتقای شغلی هستید. این به خصوص زمانی مهم است که بخواهید خارج از بازه زمانی ای که سازمان مشخص نموده، ارتقا بگیرید (به این بازه، چرخه ارتقا می گویند که در سازمان های مختلف، فرق دارد و به عوامل متعددی بستگی دارد، از جمله سابقه کار فرد و مدت زمانی که از استخدامش گذشته).

نواز می گوید پس از مطرح نمودن درخواست ارتقا، برای شنیدن این جمله آماده باشید: اخیرا چه کار هایی برایم انجام داده ای؟ او پیشنهاد می نماید که یک یادداشت یک یا دو صفحه ای آماده کنید و به وضوح، دستاوردهایتان را شرح دهید. آن ها را شماره یا علامت گذاری کنید.

هر شماره باید شامل یکی از این موارد باشد: شرح تاثیری که گذاشته اید در قالب یک معیار مشخص و واقعی، شرح راهکار هایی که ارائه نموده اید و پیروزیت های مالی ای که مسوولش شما بوده اید. می توانید از داده های سایر شعبه ها و نظرسنجی های مشتریان و کارکنان نیز برای اثبات ادعای خود بهره ببرید.

نواز می گوید: شما می خواهید ثابت کنید، کار هایی که انجام می دهید، بالاتر از سطح فعلی شماست و مربوط به همان سطحی است که می خواهید به آن ارتقا یابید.

واینتراب می گوید: در این مرحله، باید به این فکر کنید که چه کسی جانشینتان خواهد بود و چطور می توانید از او حمایت کنید. به مدیرتان نشان دهید که دارید سخت کوشش می کنید تا فردی را برای جانشینی خودتان آماده کنید. این نه تن ها قابلیت های مدیریت شما را نشان می دهد بلکه خیال مدیرتان راحت می گردد که یک نفر هست که وقتی رفتید، جایتان را پر کند.

زمان مناسبی را انتخاب کنید

برای درخواست ارتقای شغلی، هیچ زمان ایده آلی وجود ندارد، اما واینتراب می گوید نباید زمان را نادیده بگیرید و باید حواستان باشد که درخواست خود را چه موقع مطرح می کنید. مثلا، یک هفته پس از تعدیل نیرو یا روزی که یکی از مشتریان اصلی را از دست داده اید، زمان مناسبی نیست.

بهتر است پس از یک اتفاق خوب درخواست خود را مطرح کنید. مثلا وقتی که یک قرارداد مهم را امضا نموده اید یا وقتی گزارش عایدی شرکت منتشر شده و نتیجه مطلوب بوده. نواز نیز موافق است. او می گوید: وقتی مشتریان ریزش می نمایند، برترین کار این است که وارد عمل شوید، آستین هایتان را بالا بزنید و برای ایجاد ثبات در سازمان کوشش کنید. مراقب باشید به خودتان مغرور نشوید. اگر ارتقای شما به تحقق اهداف سازمان یاری می نماید، برای آن پافشاری کنید.

بذر بکارید

درخواست ارتقای شغلی، مساله ای نیست که یک بار درباره اش حرف بزنید و تمام گردد، بلکه یکسری تبادل نظر های ادامه دار است. نواز توصیه می نماید از یادداشتی که نوشته اید به عنوان راهنما بهره ببرید تا بدانید در هر مرحله چه چیز هایی باید بگویید. مثلا اولین جملاتی که مطرح می کنید، باید چیزی در این مایه ها باشد: از اینکه اینجا کار می کنم و وجودم تاثیرگذار است واقعا خوشحالم. دستاورد هایی که تا به حال داشته ام از این قرارند. دوست دارم گفت وگوهایم با شما ادامه پیدا کند تا ببینم برای ارتقا گرفتن چه چیز هایی ضروری است.

واینتراب پیشنهاد می نماید که بیشتر درباره مزیت هایتان صحبت کنید و برای درخواستتان، علت و مدرک بیاورید. او می گوید: از قدیم گفته اند که یک مدیر، کار ها را به درستی انجام می دهد، اما یک رهبر، کار درست را انجام می دهد. و در ادامه می گوید: به رئیس تان بگویید هدفم فقط این نیست که کاری که انجام می دهم، خوب باشد، بلکه می خواهم عالی باشد. سپس بپرسید: چه کاری می توانم انجام دهم تا اطمینان پیدا کنید که برای ارتقا آماده ام؟ به او نشان دهید که برای رشد و یادگیری اشتیاق دارید.

بذر را پرورش دهید

وقتی بذر را کاشتید، باید به مرور زمان آن را پرورش دهید. نواز پیشنهاد می نماید که از مدیر خود بازخورد بخواهید، البته نه آنقدر که او را اذیت کنید. مثلا ماهی یک بار. دقیق و مشخص صحبت کنید. مثلا اگر یکی از وظایف جایگاه شغلی مورد نظرتان، ارتباط مستقیم با مشتری است، می توانید بگویید: من در یک ماه گذشته، با مشتریان کلیدی صحبت نموده ام و این ها را یاد گرفته ام. نظر شما چیست؟

به اعتقاد واینتراب، یک استراتژی هوشمندانه دیگر این است که درباره 90 روز اول پس از ارتقا فکر کنید و ببینید آن دوره را چطور می خواهید بگذرانید. سپس ایده هایتان را به رئیس ارائه دهید. به او نشان دهید که تکلیفتان را انجام داده اید و جدی هستید.

مراقب باشید

اگر شرکتی در خارج از سازمان به شما پیشنهاد شغلی داده، می توانید از آن برای رسیدن به ارتقای شغلی بهره ببرید. این روش بیشتر اوقات جواب می دهد. پیشنهاد شغلی از یک شرکت دیگر، اگر هیچ مزیت دیگری نداشته باشد، حداقل اعتماد به نفستان را بالا می برد و مشخص می نماید که در بازار کار، چقدر ارزش دارید (به خصوص زمانی که انگیزه تان از ارتقای شغلی، مالی باشد).

اما به عنوان استراتژی ای برای جلب حمایت مدیر، این کار ریسک های زیادی دارد. واینتراب می گوید: این روش مناسبی برای جلب حمایت دوستان یا نفوذ در آدم ها نیست. نواز تاکید می نماید: آدم ها معمولا به اولتیماتوم ها واکنش خوبی نشان نمی دهند. این تاکتیک روی روابط تاثیر منفی می گذارد و باعث ارتقای افرادی می گردد که هنوز آماده نیستند. اگر می خواهید این روش را امتحان کنید، مراقب باشید.

شکیبا باشید (اما نه تا ابد)

اگر رئیستان موافقت نموده که هرچه سریع تر شما را ارتقا دهد، خیلی هم عالی است. اما نواز می گوید: زیاد روی آن حساب نکنید. ارتقا معمولا یک شبه اتفاق نمی افتد. اگر بلافاصله به هدفتان نرسیدید، دلسرد نشوید. نواز در ادامه می گوید: واقع بین باشید. همزمان که انتظار می کشید، کار های خوب انجام دهید، خالصانه در پی راه هایی برای تاثیرگذاری باشید و سطح خود را بالا ببرید.

با این وجود، اگر حس کردید شرایط آن طور که می خواهید پیش نمی رود، نشانه ها را نادیده نگیرید. واینتراب می گوید: اگر به دور و برتان نگاه کردید و دیدید بقیه دارند ترفیع می گیرند، اما شما همچنان سر جای خود هستید، با رئیس صحبت کنید.

به او بگویید: اگر جایگاهی پیدا گردد، من را ارتقا می دهید؟ اگر فهمیدید که در فهرست مدیرتان نیستید، به این فکر کنید که آیا می خواهید در این سازمان بمانید یا در پی کار در جای دیگری باشید. حداقل حالا می دانید کجای ماجرا ایستاده اید.

مطالعه موردی اول: برای دفاع از ادعایتان، رزومه دستاوردهایتان را تهیه کنید

چند سال قبل، گرچن که مدیر منابع انسانی شرکتی در شیکاگو بود، به این نتیجه رسید که آماده است از رئیسش درخواست ارتقا کند. به عنوان اولین قدم، باید مشخص می کرد که چه شغلی می خواهد: شکاف هایی در شرکت بود که باید پر می شدند. آن ها را پیدا کردم.

می دانستم که اگر بتوانم مسیر شغلی ام را با اهداف سازمان ارتباط دهم، درخواستم قانع نماینده تر خواهد بود. پس از مدتی تفکر و آنالیز جوانب، او شغل مورد نظرش را پیدا کرد: معاون منابع انسانی. شغل، شامل مدیریت تیم منابع انسانی و جذب و استخدام نیرو برای شرکت بود.

گرچن پیش از آنکه با رئیسش صحبت کند، رزومه ای از دستاوردهایش تهیه کرد. در این رزومه ده ها مثال آورده بود که نشان می داد در شغل فعلی اش، به مرحله استادی رسیده و برای قدم بعدی آماده است. مثلا شرح داده بود که چطور با استفاده از مهارت هایی که پس از سال ها فعالیت در زمینه مشاوره کسب نموده و دریافت ایده های منابع انسانی از تیمش، کتابچه آیین نامه شرکت را اصلاح نموده.

کتابچه در سراسر سازمان توزیع شده بود. او می گوید: می خواستم نشان دهم که کار هایی که انجام داده ام خیلی فراتر از مسوولیتم بوده؛ و شرح دهم که این اقدامات چه تاثیری بر بازدهی تیم و سازمان گذاشته.

او بعلاوه یک استراتژی طراحی نموده بود تا اگر ترفیع گرفت، تیمش بتوانند شرایط را مدیریت نمایند. او می گوید: بعضی از اعضا را آموزش داده بودم. فهرست وظایفی را که می خواستم به آن ها محول کنم، نوشتم. سپس با مدیرم قرار جلسه گذاشتم. مقدمه چینی و صحبت هایم درباره رزومه، مختصر و شفاف بود.

او به رئیس گفت: درباره زمان ارتقا گرفتن، واقع بین است؛ و البته رئیسش نیز بلافاصله او را ارتقا نداد. او نگرانی هایی داشت. گرچن می گوید: او سوالات زیادی از من کرد؛ و پرسید چطور می توانم از پس مسوولیت های نو بربیایم، آن هم وقتی که سرم حسابی شلوغ است.

سپس مدیر به او قول داد تا ماه آینده دوباره صحبت خواهند کرد. در این مدت، چند مسوولیت نو به او سپرد. گرچن پیروز شد. او نهایتا ارتقا یافت و حالا معاون منابع انسانی شرکت Stratex است، یک شرکت خدمات منابع انسانی.

مطالعه موردی دوم: زمان مناسبی را انتخاب کنید و بازخورد دقیق بخواهید

تام، بنیان گذار و مدیر ارشد آژانس کاریابی LaSalle که در شیکاگو واقع شده، طی سال ها فعالیت کاری بار ها درخواست ترفیع نموده و بار ها ترفیع گرفته. او می گوید: بزرگ ترین درسی که گرفته ام این است که هیچ کس دستتان را نخواهد گرفت. باید خودتان مسیر حرفه ای تان را مشخص کنید.

سال ها پیش، وقتی او فروشنده بود، تصمیم گرفت از مدیرش درخواست ارتقا کند. به موقع اقدام نموده بود. سال پرباری را پشت سر گذاشته بودند. او می گوید: نه تنها به اهدافم رسیده بودم بلکه از آن فراتر رفته بودم، بسیار بیشتر از انتظاری که از من داشتند.، اما قبل از صحبت با مدیر، درباره جایگاه شغلی مورد نظرش، یعنی مدیر فروش بین الملل تحقیق کرد تا ببیند شامل چه چیز هایی می گردد و مدیران فروش بین الملل چطور به اهدافشان می رسند.

او درخواستش را کاملا صریح مطرح نمود. او می گوید: به او گفتم که برای مسوولیت بیشتر آماده ام. از او پرسیدم که در چه جایگاهی هستم و در چه زمینه هایی احتیاج به بهبود دارم.

مدیرش پذیرفت که درباره درخواستش فکر کند. تام هم هر از گاهی پیگیری می کرد. از مدیرم می پرسیدم که چطور می توانم عملکردم را بهتر کنم. از او بازخورد می خواستم. بعلاوه به او پیشنهاد یاری دادم. هر فرصتی که پیش می آمد، برای یاری داوطلب می شدم.

سه ماه بعد، او جایگاه مورد نظرش را به دست آورد. او به کسانی که در پی پیشرفتند توصیه می نماید: چیزی را که می خواهید درخواست کنید و برای رسیدن به آن کوشش کنید. اما یادتان نرود، به محض اینکه درخواست ارتقا دادید، برای انجام کار های بیشتر آماده باشید.

نکات مهم

تحقیق درباره جایگاه شغلی مورد نظر و آنالیز اینکه این جایگاه چطور با اهداف سازمان و مدیرتان در یک راستا است.

آماده کردن یک یادداشت که دستاوردهایتان را دقیق نشان می دهد.

درخواست بازخورد مستمر و هدایت از مدیر.

درخواست ارتقای شغلی یک تبادل نظر نیست. یک فرآیند است که شامل تبادل نظر های مداوم است.

اگر همان موقع با درخواستتان موافقت نشد، دلسرد نشوید. شکیبا باشید.

اگرمی خواهید از پیشنهاد هایی که سایر سازمان ها به شما داده اند، به عنوان اهرم بهره ببرید، مراقب باشید. این تاکتیک معمولا بر روابط تاثیر منفی می گذارد.

منبع: HBR

پ